POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

OXiane Institut se consacre avec rigueur à la sauvegarde des données personnelles de ses clients, et s’assure de respecter les normes de protection les plus élevées en accord avec les lois européennes et françaises sur la protection des données personnelles.

Pour obtenir des informations supplémentaires concernant la protection des données personnelles, il est recommandé de consulter le site de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) à l’URL www.cnil.fr.

Quels engagements prenons-nous concernant le traitement de vos données personnelles ?

En adéquation avec les lois actuelles, OXiane Institut gère vos informations personnelles en suivant ces principes essentiels :

Les informations recueillies sont strictement nécessaires aux buts poursuivis.
Les buts de chaque processus de traitement sont clairement définis, explicites et légitimes.
Les opérations de traitement sont réalisées de façon légale, juste et transparente.
Les informations sont protégées par des mesures de sécurité complètes, incluant des dispositions techniques et organisationnelles.

Qui est chargé du traitement de mes données personnelles ?

Le responsable du traitement des données est l’organisation qui détermine les finalités et les moyens de l’utilisation de vos données personnelles. Pour les données obtenues via notre site internet et applications mobiles, ou au cours de vos interactions avec nos équipes commerciales (analyse de besoins, commandes, suivi de dossiers…), le responsable est désigné comme suit :

OXIANE
98 avenue du Général Leclerc
92100 BOULOGNE BILLANCOURT
RCS Nanterre : 430 112 250

Pourquoi OXiane Institut collecte mes données personnelles ?

Les principales raisons pour lesquelles OXiane Institut traite vos données personnelles sont :

La gestion des commandes de formations et la relation client, la mise en œuvre effective des formations

La plupart de nos clients sont des entités privées ou publiques, et occasionnellement des particuliers. Nous exploitons vos informations pour administrer les commandes de formations professionnelles effectuées par votre employeur ou par vous-même, incluant le suivi nécessaire. Cela inclut, par exemple, l’enregistrement à des formations, l’envoi de convocations ou d’identifiants pour notre système de gestion interne (Dendreo), l’accueil dans nos centres de formation, l’exécution des formations, le suivi des sessions de formation, l’évaluation des compétences, la gestion de la relation client comme : les enquêtes de satisfaction, la gestion des plaintes et le service de suivi de la qualité.

La personnalisation de nos services et de nos communications

Les informations que vous fournissez améliorent les services et les communications que nous proposons. Par exemple, nous pouvons vous envoyer des emails personnalisés ou vous suggérer des formations adaptées à vos besoins professionnels.

L’analyse des clients, les statistiques et la performance de notre site

Nous utilisons des données anonymisées pour analyser l’activité de notre site et optimiser nos services. Des statistiques comme le nombre de pages visitées, le nombre de visites, l’activité des visiteurs sur le site, et la fréquence de retour sont mesurées.
Nous exploitons aussi vos informations pour générer des statistiques internes relatives à votre interaction commerciale avec OXiane Institut.

Quelles ont les catégories de données personnelles que nous recueillons ?

Les données ?

Pour nos clients, et ceux impliqués dans la prescription de formations (y compris les personnels des départements de formation, les responsables des ressources humaines, les acheteurs, les directeurs et les managers opérationnels), nous collectons essentiellement des informations telles que noms, prénoms, coordonnées professionnelles (nom de l’entreprise, poste occupé, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone), des données de connexion, les historiques de commandes, ainsi que toute autre information que vous nous fournissez volontairement et qui est jugée pertinente et proportionnelle aux objectifs du traitement.

Pour les participants aux formations d’OXiane Institut, les informations personnelles sont soit fournies par l’employeur, soit directement par le participant lors de son inscription. Ces données comprennent le nom, prénom, coordonnées professionnelles (nom de l’employeur, poste, adresse postale, email, numéro de téléphone), certaines données de connexion, les évaluations des formations effectuées, les auto-évaluations des compétences acquises, et toute autre information pertinente. La collecte de ces données via l’employeur est conforme aux exigences légales de formation. Les données fournies directement par les participants sont nécessaires pour la mise en œuvre de formations professionnelles, conformément à l’article L 6313-1 du Code du travail. Si applicable, en vertu de l’article D 5211-3 du Code du travail, nous pouvons également collecter des données concernant d’éventuels besoins spécifiques liés à un handicap pour adapter la formation. Ces informations sont éliminées après la formation et ne sont pas conservées.

Quand ?

Nous collectons vos données dans les situations suivantes :

Pour les prescripteurs :

Lors de la création d’un compte client dans notre logiciel de gestion Dendreo.
Lorsque vous effectuez une commande via notre site Internet ou par le biais de notre équipe commerciale (email ou formulaires en ligne).

Pour les participants aux formations d’OXiane Institut :

Lors de l’utilisation d’un compte Dendreo pour accéder aux ressources pédagogiques.
Lors de l’évaluation d’une formation suivie.
Pendant la navigation sur notre site web pour consulter nos offres de formation.
Lorsque vous contactez notre Service Client.

Pour tous :

Lorsque vous faites une demande d’information.
Lorsque vous nous envoyez une demande pour participer à l’un de nos événements gratuits ou payants.

La nature obligatoire ou facultative des données collectées en ligne est signalée par un astérisque.

Nous collectons également des données de prospects :

Lors de la participation à des événements professionnels (salons, webinaires), où nous collectons noms, prénoms et coordonnées professionnelles.

Dans ces situations, un email de confirmation est envoyé à l’adresse recueillie pour informer de la collecte et proposer une option de désinscription immédiate.

Pour les abonnements à nos contenus, les prospects peuvent s’inscrire pour recevoir nos emails commerciaux selon les thèmes de formation qui les intéressent, en fournissant leur adresse email professionnelle et en choisissant les catégories de contenu souhaitées.

Quelles communications puis-je attendre de recevoir ?

Emails de service :

Suite à une commande ou dans le cadre de la gestion d’un contrat, vous recevrez des emails pour vous aider à suivre votre commande ou l’exécution de votre contrat (confirmations, organisation des formations, récupération de documents administratifs…). Ces messages sont indispensables à la bonne exécution des services que vous avez demandés.

Emails commerciaux et bulletins d’information :

En tant que client ou prospect, vous pourriez recevoir par email des informations et offres d’OXiane Institut, vous tenant au courant des dernières actualités, de l’évolution de notre offre de formations, des disponibilités des sessions, et des événements à venir. Nous évaluons régulièrement l’intérêt porté à ces envois afin de les adapter au mieux à vos attentes.

Quelles sont les bases légales et les durées de conservation de vos données personnelles ?

Bases légales des traitements :

Les principes juridiques sur lesquels nous nous appuyons pour gérer vos informations personnelles varient selon l’usage spécifique des données :

La convention : Le traitement est nécessaire pour l’exécution de la convention à laquelle vous participez.
Le consentement : Votre consentement explicite pour le traitement des données est recueilli via une action claire (cochage de case, contact par email ou téléphone). Ce consentement peut être retiré à tout moment.
L’intérêt légitime : Notre intérêt commercial à utiliser vos données est considéré comme légitime, mesuré et ne porte pas atteinte à votre vie privée. Vous avez la possibilité de contester ce traitement à tout moment en nous contactant.
L’obligation légale : Le traitement est parfois nécessaire pour respecter des obligations légales.

Durées de conservation :

Vos données sont gardées aussi longtemps que vous restez un client actif, + une période additionnelle de 10 ans après votre dernière interaction. Par la suite, elles sont archivées dans un accès restreint pour des durées fixées par la loi pour certaines raisons précises (par exemple, pour répondre à des réclamations ou fournir des documents historiques tels qu’une attestation de formation). Après cette période, les données sont définitivement supprimées.

Détails des traitements principaux :

Gestion des inscriptions et des services associés :

Base légale : Convention
Durée de conservation opérationnelle : Le temps de la convention
Archivage : 10 ans après la fin de la convention
Note : Un client est actif s’il s’inscrit ou inscrit un collaborateur à une formation, suit une formation, interagit avec nos commerciaux ou utilise son compte Dendreo.

Gestion du site web :

Base légale : Intérêt légitime
Durée de conservation : Le temps nécessaire pour traiter la demande

Gestion des clients et prospects :

Base légale : Intérêt légitime
Durée de conservation opérationnelle : 3 ans après la dernière activité
Archivage : 10 ans après la fin de la convention

Envoi de messages commerciaux en B2B et B2C par email :

Base légale : Intérêt légitime pour B2B / Consentement pour B2C
Durée de conservation : 3 ans après la dernière activité

Partage des données au sein du groupe pour connaissance client :

Base légale : Intérêt légitime
Durée de conservation : 5 ans après la dernière activité
Archivage : 5 à 10 ans
Note : Vous pouvez contester le partage de vos informations au sein du groupe à tout moment.

Quelles mesures OXiane Institut met-elle en place pour sécuriser mes données personnelles ?

Mesures de sécurité adoptées

OXiane Institut emploie des mesures organisationnelles et techniques rigoureuses pour prévenir tout accès non autorisé ou divulgation de vos données :

Sécurisation des locaux et des systèmes informatiques.
Contrôle sécurisé de l’accès, du partage et du transfert de données.

Destinataires de vos données

Transmission à des sous-traitants : Vos données peuvent être partagées avec des prestataires qui interviennent dans la réalisation de nos formations, soit en présentiel, soit à distance, selon les objectifs préalablement définis.
Partage au sein du groupe CLEVER AGE dont fait partie OXiane Institut : Vos informations peuvent aussi être partagées au sein des filiales du groupe OXiane Institut pour des études et analyses client. Vous pouvez demander la liste des entités concernées.
Partage avec des tiers : OXiane Institut partage vos données exclusivement avec des partenaires essentiels à la réalisation de ses formations.

Comment gérer l’usage de mes données ?

Vous avez la possibilité de retirer votre consentement ou de vous opposer à l’usage de vos données à tout moment :

Par email : privacy@oxiane.com
Par courrier : Data Protection Officer OXiane Institut – 34 Rue de Saint-Pétersbourg 75008 Paris France
Désinscription des emails publicitaires : Chaque email contient un lien pour vous désinscrire et stopper l’usage de votre adresse email à des fins promotionnelles.

Quels sont mes droits concernant l’utilisation des données personnelles ?

Conformément à la réglementation, vous avez le droit d’accéder, rectifier, supprimer vos données, ou de demander une limitation de leur traitement, ainsi que la portabilité si applicable. Vous pouvez exercer ces droits par email à privacy@oxiane.com ou par courrier à l’adresse mentionnée. Joignez une preuve d’identité et précisez votre demande. Vous recevrez une réponse sous un mois.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Le Délégué à la Protection des Données d’OXiane institut

Le DPO assure la protection de vos données. Pour le contacter, écrivez à privacy@oxiane.com

Transfert de données hors UE

Vos données ne sont pas transférées hors de l’Union Européenne.

Traitement des données des mineurs

Les services d’OXiane institut ne ciblent pas les mineurs, donc aucune donnée spécifique aux mineurs n’est traitée.